Thủ thuật Tin học

Hướng dẫn tạo nhóm để gửi thư hàng loạt

11/27/2012 9:27:21 PM

Khi chúng ta có một thông tin nào đó cần gữi đến toàn bộ các giáo viên và nhân viên trong toàn trường mà không bị thiếu hay gữi nhầm vào địa chỉ của những giáo viên trường khác (vì Gmail có tính năng đoán và tự động điền địa chỉ)chúng ta sẽ gặp nhiều bất tiện trong việc điền địa chỉ người nhận

     Ví dụ, cô Hà Thanh Xuân muốn gữi Thời khóa biểu đến toàn bộ giáo viên và nhân viên của trường (gồm có 48 địa chỉ) thì trước đây, cô phải gõ và điền 48 địa chỉ trong 48 lần. Và một điều gây trở ngại đó là việc này cũng có thể dẫn đến chúng ta rất dễ điền nhầm địa chỉ của giáo viên những trường khác và vô tình chúng ta gữi cho họ những thông tin mang tính nội bộ...
     Thay vì phải điền lần lượt từng địa chỉ và để tránh gữi nhầm thông tin ra ngoài, bài viết này sẽ hướng dẫn thầy cô tạo
Nhóm riêng cho địa chỉ trường ta. Xin mời quí thầy, cô lần lượt thực hiện các thao tác sau đây:
     Trước hết, thầy cô Download danh sách E-mail trường THCS Số 1 Nam Lý ở cuối bài viết này
về máy hoặc Click vào Đây (tốt nhất là lưu tệp tải về ở màn hình máy tính (Desktop) để chút nữa ta tìm đến tệp 1 cách nhanh nhất. Sau khi tải về, chúng ta bắt đầu tạo nhóm theo các bước sau:
     1. Tạo Nhóm
     - Từ trang chính của hòm thư, thầy cô Click chuột vào chữ Thư và chọn DS liên hệ

     - Click vào chữ Nhóm mới

     - Đặt tên cho Nhóm (ví dụ ta đặt tên nhóm là THCS SỐ 1 NAM LÝ)

     Sau khi nhập tên xong, chúng ta Click chọn Ok. Bây giờ, trong Danh sách liên hệ của chúng ta đã có 1 nhóm với tên "THCS SỐ 1 NAM LÝ". Tiếp theo, sẽ là nhập địa chỉ liên hệ của giáo viên vào trong nhóm vừa tạo:

     2. Nhập danh sách liên hệ cho nhóm:
     Thầy cô Click chọn "Nhập danh sách liên hệ...":

     - Click vào chữ Browse và tìm đến nơi lưu file danh_sach_lien_he đã tải về trước đó rồi Click chọn Open:

     - Tiếp tục Click chọn Nhập:

     - Bây giờ, trong nhóm THCS SỐ 1 NAM LÝ đã có toàn bộ danh địa chỉ liên hệ của 48 giáo viên và nhân viên của trường ta với những thông tin như địa chỉ Mail, ảnh hiển thị và số điện thoại...:

     3. Soạn thư để gữi cho toàn bộ giáo viên trong trường mà không phải nhập lần lượt từng người và không bị gữi nhầm cho những giáo viên của những trường khác:
     - Trở lại Menu Soạn thư bằng cách Click vào chữ DS liên h (vị trí lúc chúng ta Click để vào danh sách liên hệ trước khi tạo nhóm) và làm theo hướng dẫn:
     - Ở mục Tới, chúng ta gõ chữ Trường (hoặc TRƯỜNG) rồi nhìn xuống phía dưới cùng sẽ có 1 dòng "TRƯỜNG THCS SỐ 1 NAM LÝ (nhóm), chúng ta Click chuột vào đây để chọn nhóm:


     - Từ đây, chúng ta chỉ việc soạn và gữi bình thường. Sẽ không thiếu hay thừa một giáo viên, nhân viên nào trong ô người nhận.
     *) Trên đây là hướng dẫn tạo nhóm TRƯỜNG THCS SỐ 1 NAM LÝ đgửi thư hàng loạt đến toàn bộ giáo viên và nhân viên trong trường. Tương tự như vậy, chúng ta có thể tạo nhóm cho từng tổ chuyên môn để gữi thư trong các tổ khác nhau với những flie danh sách bên dưới (Click vào để tải về) hoặc Click lầnợt các file sau đây:
                               1. Danh sách Email toàn trường
                               2. Danh sách Email của Giáo viên chủ nhiệm
                               3. Danh sách Email tổ Sinh Hóa
                               4. Danh sách Email tổ Hành chính
                               5. Danh sách Email tổ Tiếng Anh
                               6. Danh sách Email tổ Th- S
                               7. Danh sách Email tổ Toán - Lý
                               8. Danh sách Email tổ Văn - GDCD

     Kính chúc các thầy giáo, cô giáo thành công trong việc gữi thư hàng loạt đến toàn bộ giáo viên, nhân viên trong trường mà không gây phiền toái cho những người nhận không mong muốn!

     Mọi thắc mắc xin liên hệ: Hoàng Công Hậu - 0949.495.851

Những tệp tin đính kèm:

Hoàng Công Hậu

Đóng góp ý kiến Bản in
Họ và tên*
Email*
Phản hồi*
  Mã xác nhận: 3283

Các Tin đã đăng